Case Study: Kepler Universitätsklinikum GmbH

Logo Kepler Universitäts KlinikAus Anlass der Gründung einer medizinischen Fakultät wachsen in Linz drei renommierte Krankenhäuser zum neuen Kepler Universitätsklinikum (KUK) zusammen. Die Gründung von Oberösterreichs erstem Universitätsklinikum und Österreichs zweitgrößtem Krankenhaus erfolgte am 31.12.2015. Bereits seit 1. Jänner 2016 gewährleistet eine neue Software – der eRecruiter – einheitliche Recruiting-Prozesse an allen Standorten.

Ein Gespräch mit Mag.a Dr.in Andrea Wildberger (Leitung Personal und Organisation) und Birgit Panić-Wögerbauer, MSc (Abteilungsleiterin Personaladministration und -rekrutierung, Leitung Personal am Med Campus IV).

Anzahl Personen im Recruiting

1 Leitung Recruiting
3 Recruiting am Standort Med Campus III. (MC3)
4 Recruiting am Standort Neuromed Campus (NMC)
2 Recruiting am Standort Med Campus IV. (MC4)

Wie viele Stellen besetzen Sie im Jahr?

Birgit Panić-Wögerbauer, MSc: Standortübergreifend sind es zwischen 700 und 800 Besetzungen. Wir haben alleine von Jänner bis Juli rund 3.000 Bewerbungen bekommen.

Sie haben Seit Anfang Jänner 2016 den eRecruiter im Einsatz? Wo stehen Sie heute, ein halbes Jahr später?

Mag.a Dr.in Andrea WildbergerMag.a Dr.in Andrea Wildberger: Wir evaluieren gerade unsere Prozesse im Recruiting. In der aktuellen Phase, die vor dem Hintergrund der Zusammenführung dreier Häuser von umfangreichen Restrukturierungen geprägt ist, gibt es laufend notwendige Änderungen, um einheitliche Standards und standortübergreifende Prozesse zu gewährleisten. Hier liegt derzeit unser Fokus.

Mit unserem Ansprechpartner bei eRecruiter, Herrn Zenta, haben wir daher zwei Intensivworkshops anberaumt, um eine Adaptierung der Prozesse in die Wege zu leiten.

Das ist bestimmt eine große Herausforderung?

Birgit Panić-Wögerbauer, MSc: Durchaus. Es geht nicht zuletzt auch um viele Prozesse außerhalb des Recruitings, von Genehmigungsverfahren über Abstimmungswege etc.

In der Projektphase der Zusammenführung müssen wir auch eine Neuaufteilung strategischer und operativer Kompetenzen unter den Mitarbeiter/-innen im Geschäftsbereich Personal und Organisation vornehmen. Auch das stellt uns vor große Herausforderungen.

Was sind typische Positionen, die Sie häufig besetzen?

Birgit Panić-Wögerbauer, MSc: Es handelt sich um eine Fülle unterschiedlicher Berufsbilder, die in einem Krankenhaus gefragt sind: Von Reinigungskräften bis hin zu Primarärztinnen und -ärzten. Wir besetzen alle Positionen im Kepler Universitätsklinikum.

Welche Positionen sind am schwierigsten zu besetzen?

Birgit Panić-Wögerbauer, MSc: Im Hinblick auf die Komplexität der Anforderungen und die Knappheit der Bewerber/-innen sind das wohl im Allgemeinen die Ärztinnen und Ärzte.

Hat sich etwas verändert durch den Universitätsstatus?

Mag.a Dr.in Andrea Wildberger: Es verfestigt sich der Eindruck, dass wir als Universitätsklinikum an Attraktivität für Bewerber/-innen gewinnen. Bei jenen Ärztinnen und Ärzten, die frisch vom Studium kommen und in die klinische Basisausbildung einsteigen, haben wir mittlerweile Wartelisten. Das hat es zuvor schon längere Zeit nicht mehr gegeben. Wir werden natürlich als sehr junges Universitätsklinikum auch unsere Arbeitgebermarke entsprechend aufbauen und pflegen müssen.

Wir haben in Deutschland auch einige Krankenhäuser als eRecruiter-Kunden gewonnen, von denen wir hören, dass diese oft Bewerbungen von Ärztinnen und Ärzten aus Ländern wie Ägypten bekommen. Wie geht es Ihnen damit?

Birgit Panić-Wögerbauer, MSc: Aus solchen Ländern gibt es Interessentinnen und Interessenten für Praktika und Hospitationen. Im Hilfstätigkeitsbereich haben wir Mitarbeiter/-innen aus 30 Nationen. Ärztinnen und Ärzte bewerben sich überwiegend aus dem näheren Umfeld. Wir gehen aber gerne auf Hinweise unserer eigenen Ärztinnen und Ärzte ein, wenn sie gelegentlich ausländliche Kolleginnen und Kollegen empfehlen.

Gibt es diesbezüglich in Österreich strengere Kriterien als bspw. in Deutschland?

Birgit Panić-Wögerbauer, MSc: Die Nostrifizierung und die Deutschprüfung werden in Österreich eher restriktiv gehandhabt. Für Ärztinnen und Ärzte aus Nicht-EU-Ländern ist es schwierig, in Österreich tätig zu werden. Die Anerkennung ausländischer Ausbildungen im Pflegeberuf ist vergleichsweise einfacher.

Gibt es Herausforderungen, die nunmehr besser und effizienter gemeistert werden können als vor dem Einsatz der eRecruiter-Software?

Mag.a Dr.in Andrea Wildberger: Die Zusammenführung der drei Häuser zum Kepler Uniklinikum und die Digitalisierung des Recruitings waren für uns wichtige Gründe für eine Bewerbermanagement-Software. Zuvor hatten die Standorte unterschiedliche Tools mit erheblich weniger Funktionalität im Einsatz. Auch das nunmehr optimierte Handling von Initiativbewerbungen bringt für uns als Uniklinikum entscheidende Vorteile.

Wie wichtig ist der Bewerberpool bei Ihnen?

Mag.a Dr.in Andrea Wildberger: Wir haben nun die Möglichkeit, Bewerbungen ein Jahr in Evidenz zu halten und bei Bedarf elektronisch, sehr zeiteffizient und standortübergreifend auf sie zuzugreifen.

Ist das ein Lieblingsfeature?

Mag.a Dr.in Andrea Wildberger: Es gibt viele qualitäts- und effizienzsteigernde Features. Ich denke da beispielsweise an den CV-Parser. Besonders nützlich ist für uns auch die History, weil wir damit die gesamte Entwicklungsgeschichte einer Bewerbung elektronisch zurückverfolgen können.

Sie haben eine große Vielfalt an Stellen und Berufsbildern im Unternehmen. Muss man auf die Zielgruppen im Recruiting unterschiedlich eingehen?

Birgit Panić-Wögerbauer, MSc: Ja. Ärztinnen und Ärzte, aber auch Facharbeiter/-innen sind sehr umworbene Zielgruppen im Recruiting. Hier bestimmen die Bewerber/-innen bereits wie der Prozess zu laufen hat. Wir sind bemüht, diese Bewerbungen so schnell und einfach wie möglich und so strukturiert wie notwendig anzubieten.

Worauf haben Sie bei der Auswahl der Software Wert gelegt?

Mag.a Dr.in Andrea Wildberger: Die Ausschreibung ist über ein externes Unternehmen erfolgt, das über einen Raster alle Anbieter bewertet hat. Einfache Bedienbarkeit, kundenfreundliche Adaptierbarkeit und ein optimales Preis-/Leistungsverhältnis standen im Mittelpunkt. Für uns war auch die Nähe zum Anbieter mitentscheidend.

Mit dem eRecruiter haben wir das Recruiting nun standortübergreifend im Blick. Unsere Recruiter schätzen vor allem den E-Mail-Versand.

Wie haben Sie den Implementierungsprozess empfunden?

Mag.a Dr.in Andrea Wildberger: Wir standen unter einem erheblichen Zeitdruck. Dennoch haben wir es geschafft, pünktlich am 1. Jänner 2016 online zu gehen. Die Rahmenbedingungen waren einigermaßen ungewöhnlich vor dem Hintergrund der Zusammenführung dreier Krankenhäuser. Von uns gibt es höchstes Lob für die Beratung und Umsetzungskompetenz des Teams von eRecruiter auch nach dem Going Live des Systems. Auch das Support-Team ist besonders positiv zu erwähnen.

Wo sehen Sie Trends im Recruiting? Wird die Softwarelösung diesen zukünftigen Anforderungen gerecht?

Mag.a Dr.in Andrea Wildberger: Individualisierung ist sicher die Kernthematik für die Zukunft. Ich meine die Spezifizierung des Contents nach Berufsgruppen. Hier sind wir bereits dabei und der eRecruiter unterstützt uns dabei.

Danke für das interessante Gespräch.